Conclusión. Autoevaluación

Para terminar este portafolio, debo decir que esta clase superó mis expectativas. Creo que es una parte importante de mi carrera el conocer todo lo que comprende una buena comunicación dentro de las empresas -y de todo sistema con el más mínimo nivel de organización y jerarquización-; al iniciar este curso, no estaba segura de qué era lo que se iba a tratar, y personalmente, no tenía mucho interés en tratar tema alguno. Sin embargo, a lo largo del semestre me di cuenta de lo importante, necesaria e interesante que es la comunicación organizacional. Aún sigo con mi idea de dedicarme a algo más relacionado con lo audiovisual, pero esta materia amplió mi panorama y mi visión respecto a mi propia carrera.

En lo que respecta a mí como estudiante, en un rango que va de 0 a 100, siento que mi la calificación más acertada para mi desempeño dentro de la clase sería un 90, ya que siento que puse mi mayor esfuerzo y busqué siempre desempeñarme de la mejor manera, aunque, de manera inevitable, tuve algunas fallas; sin embargo, creo yo que aprendí todo lo que debí haber aprendido respecto a la importancia de la comunicación dentro de las empresas, aunada a su correcta aplicación. En cuanto a la calificación que le daría este trabajo, quiero pensar que se merece la totalidad de los puntos, pues he buscado cumplir con todos los criterios de evaluación previamente establecidos por el profesor, y considero que lo he logrado, con tal vez, unas posibles fallas mínimas, por lo que me califico con un 95.

Para finalizar, agradezco la accesibilidad y simpatía, el profesionalismo y la suficiente seriedad mostrados en todo momento por mi profesor, quien buscó en todo momento, con gran éxito, llenar de dinamismo la clase, manteniendo la constante atención de nosotros los alumnos.

Documentos

En esta sección se incluyen los documentos generados por nosotros y los que nos sirvieron de apoyo para la clase:

-Valores y Cultura en Healthy-Vet. Obtenido del Centro Internacional de Casos de Tecnológico de Monterrey, provisto vía e-mail, por el profesor Edgar Ramirez.
-Cómo tratar con periodistas. Facilitado por el profesor, vía e-mail.

-Los 9 Pasos de la Comunicación Estratégica. (fragmento)

FASE I
Paso 1.- Análisis de la Problemática
Nosotros vamos a evaluar la problemática del área de Comunicación Social del DIF Guadalajara. Para esto, nos acercamos a la encargada del área Hortencia Robles para que nos permitiera planear nuestro plan de acción. El área está compuesta por 4 personas que están encargadas de los 52 centros diferentes de DIF Guadalajara, aquí podemos inferir que la carga de trabajo es inmensa. En gran medida, la falta de personal se deriva del escaso presupuesto con el que cuentan para esta área, tienen muy poco dinero que va a los grupos vulnerables. De acuerdo con la encargada del área, la importancia de esta problemática es total.

(...)


FASE III
Paso 7.- Menú de Tácticas y Herramientas de Comunicación.
Después de trabajar estos meses de cerca con la institución DIF Guadalajara, y de varias pláticas con la encargada del departamento de Comunicación Social, hemos llegado a la conclusión de que el mayor problema es la comunicación interna del organismo. Los empleados no están enterados de lo que sucede ni están motivados para realizar su trabajo. Esto acarrea muchos problemas porque las personas que laboran en esta institución no están realizando su trabajo de manera conforme ni en armonía, no están sincronizados. Además, en un clima laboral como éste, es difícil atraer a personas que quieran voluntariamente prestar sus servicios al organismo, lo que podría ser una solución al problema de presupuesto.

(...)

DIF Guadalajara es una organización que brinda apoyo a las personas más necesitadas de nuestra ciudad y a los grupos más vulnerables de la sociedad. Es importante fortalecer este organismo y ayudarlo para que pueda brindar un mejor servicio a todos. Es vital sensibilizar a la población para que sume esfuerzos y se una a las campañas que propone el DIF. Es por esto que a través del plan de comunicación presentado a lo largo de este escrito se busca la mejora de la comunicación tanto interna como externa de la institución; para alcanzar el cumplimiento de tu meta principal. Como ya se ha mencionado, lo principal es dar un buen servicio a la comunidad; y la mejor manera de lograrlo es a través del compromiso que las personas que trabajan para ellos adquieren. Para poder tener personas responsables trabajando dentro del DIF, y sobre todo que busquen alcanzar los objetivos de la organización es necesario mantener una excelente comunicación interna, para no perder los objetivos principales, y lograr así alcanzar la principal meta de la institución: brindar apoyo de calidad a la gente más vulnerable de la sociedad tapatía.

Sesión 15

Este día se tenía programada la presentación del trabajo de los nueve pasos, frente al resto de nuestros compañeros y a los trabajadores del gobierno con quien habíamos estado trabajando; sin embargo, por cuestiones de fuerza mayor, relacionadas a problemas de Salud Nacional (La epidemia de la Influenza 'porcina', después denominada humana'), esta sesión tuvo que ser cancelada. En sí, sólo enviamos al profesor el trabajo con las correcciones necesarias para una última revisión, para así poder entregar el trabajo totalmente corregido a las dependencias con que trabajamos.
Para el 6 de mayo se tenía planeada la entrega de este portafolio, la cual también sufrió modificaciones, y se acordó que sería entrega virtual a más tardar el 8 de Mayo.

Sesión 14

Este día tuvimos nuestro último examen parcial, y presentamos terminado el Plan de Comunicación con sus 9 pasos.

Sesión 13

Esta clase la tomamos en el Centro de Medios, pues sería el panel de comunicación organizacional. Sería una clase relajada y tranquila, en la que cada uno de nuestros invitados hablaría sobre su experiencia laboral, con algunas recomendaciones para nosotros los alumnos y contestarían cualquier duda que surgiera.
Nuestro invitado, sería Jorge Balduino, profesor del Tec de Monterrey campus Guadalajara, que también ejerce en 'Faro Consultores'. Al estar hablando sobre su experiencia en el mercado laboral, dijo una frase que me llamó mucho la atención, 'Lo que dice la teoría muchas veces es muy distinto a lo que pasa en la vida real', lo cual considero que es muy cierto, puesto que en la escuela nos enseñan cosas que muchas veces no nos ayudan lo suficiente para enfrentar problemas serios y reales 'allá afuera'.
Otro de los invitados, Salvador, nos hablaba de qué tan importante es el buen trato hacia las personas, puesto que nunca sabemos cuándo necesitaremos algo de alguien. Decía que importaba más a quién conoces que lo que sabes. Explicaba que era igual de importante el trata con respeto al representante de alguna empresa líder en exportaciones, como el tratar de buena manera a el trabajador más humilde de una oficina o tienda.
Al final nos dieron unas cuantas recomendaciones para nuestra próxima vida laboral, tales como el poner atención en clases, que, aún cuando suena trillado, siento yo que es muy importante, tal y como ellos lo dijeron, puesto que en la universidad es donde nos dan las herramientas para el mundo real. Otra cosa muy importante que mencionaron, era la de ser personas activas, 'moverse' y 'ponerse buzos', no esperar a que las oportunidades lleguen a nosotros. Mantener una imagen respetable de responsabilidad, ética, honestidad, y entusiasmo.

Sesión 12

Esta clase la tuvimos en el Financial Trading Room' del CIEF. El salón fue divido en dos secciones, una de ellas, en la que se encontraba mi equipo, tendría la clase a las 10, mientras que la otra la tendría hasta las 11.30. Nos explicaron la importancia de la comunicación financiera, y lo imprescindible que es el buen manejo de los datos financieros, tanto para cuestiones internas de la empresa, como para situaciones de imagen, credibilidad y proyección de estabilidad de la misma.

Los capítulos 8, 9 y 10 del libro de Liabert, los entregamos este día, junto con sus respectivas preguntas.

Sesión 11

Para esta clase debíamos hacer una pequeña investigación sobre distintos temas, uno para cada equipo, tales como los tipos de estructuras organizacionales, definición de las redes organizacionales, la relación de poder y política con la comunicación dentro de una empresa, la cultura organizacional, el clima organizacional y el trabajo en equipo.

Los tipos de estructuras organizacionales se me hicieron muy útiles para el pleno entendimiento del funcionamiento de los distintos tipos de empresas. Estaba la estructura lineal, donde solamente se tiene un Gerente y sus subordinados inmediatos. Es un tipo de organización ideal para las microempresas, donde en realidad no hay gran movimiento, pues no existe la especialización de las tareas. Después, el primer equipo nos mencionaba la estructura funcional, donde existe una división de departamentos de acuerdo a sus funciones, con sus respectivos encargados. También mencionaban la estructura lineal y de asesoría, la cual era un poco más compleja, pues incluía un asesor por cada línea de poder, desde el gerente general, hasta los supervisores de zonas, pasando claro, por los gerentes departamentales. Cada una de las estructuras era presentada con sus respectivas ventajas y desventajas, razón por la que me pareció una de las mejores y más completas presentaciones de ese día.

Sesión 10

Revisamos previamente, a manera de tarea, un caso sobre la empresa Healthy Vet, donde se nos exponía una situación de una gran empresa internacional, y su falta de comunicación, donde el problema era un abuso de confianza por parte de los trabajadores, donde, al darles distintas concesiones y responsabilidades, donde no habría en sí que rendir cuentas, los trabajadores disminuyeron su rendimiento y causaron más problemas ala empresa por lo mismo de ser demasiados 'confianzudos'.
También se nos pidió para esta clase, el nombre de algún contacto relacionado con las Relaciones Públicas o la comunicación dentro de cualquier empresa de nuestra elección, para después hacerlo parte de un panel que sería efectuado un par de clases después.

Sesión 9

Este día tuvo lugar nuestro segundo examen parcial, en el que nos hizo preguntas referentes a los enfoques posibles para hacer una auditoría, los cuales eran: el enfoque cualitativo, las encuestas cuantitativas, el método semiológico y la observación documental, de los cuales, la unión de los dos primeros se me hacen los más efectivos, con rápidos y contundentes resultados a corto plazo, al igual que la fusión de las encuestas cuantitativas y la observación documental, donde tendrías una percepción general de la manera de funcionar de la empresa, y a la vez, la manera en que las operaciones y la gerencia son percibidas tanto por los altos mandos, como por el resto de los trabajadores.

Antes del examen, el profesor revisó, equipo por equipo, nuestro avance en el plan de comunicación, toda la Fase II que abarca situaciones referentes a los objetivos de la organización y su manera de alcanzarlos, su eficiencia y eficacia en dicha tarea.

Sesión 8

En este día, aplicando lo visto en las dos sesiones anteriores, elaboramos un manual de crisis, en el cual supusimos algunas situaciones posibles en las que la empresa podría encontrarse en un estado declarado de crisis. Damos ejemplos de situaciones y la manera de manejarlas, al igual que todo tipo de contactos necesarios para buscar corregir el problema en el acto. Para el salón, preparamos una breve exposición. También adelantamos hasta el capítulo 7 del libro de Liabert, y entregamos los respectivos mapas mentales con sus preguntas.

Sesión 7

Esta fue una de mis sesiones favoritas. La clase la tomamos en el centro de Medios, en el piso de abajo. En sí, consistió en una presentación por equipo sobre el tema que habíamos leído previamente llamado 'Media Training'. Mi equipo expuso el subtema 'Cómo responder ante las preguntas de los periodistas', con un ejemplo muy fácil en el que uno de nosotros actuabacomo el entrevistador de algún programa de televisión, mientras que otros dos miembros eran los entrevistados, de dos empresas distintas. Una de mis compañeras (supuesta representante de Ford), respondería concretamente a todas las preguntas que se le harían, con profesionalismo y buscando dar siempre la mejor imagen de la empresa que representaba, aún cuando podían existir acusaciones. Mientras tanto, mi otra compañera respondería de la manera totalmente incorrecta, haciendo largas pausas, con lenguaje informal y constantes contradicciones.

Este día la clase fue muy llevadera y de rápido aprendizaje, gracias a los ejemplos creativos de todos los equipos. Es por esto que se me hizo una de las mejores sesiones del curso. De el resto de los subtemas, aprendí más del presentado por el equipo 3, 'Off the record', en el que ejemplificaban la importancia de separar la amistad del trabajo, en situaciones en las que una figura pública tuviera amistades entre los periodistas. El subtema número cuatro, que daba consejos para tratar con periodistas molestos me pareció un tema también muy interesante, puesto que daba mucha información al respecto de las posibles reacciones que éstos podrían tener al no recibir la información que desean.

Sesión 6

En esta clase vimos el tema de la comunicación de crisis, entendiendo la enorme importancia de la previsión de todo posible problema al que la empresa pudiera enfrentarse. El mantener una comunicación constante y tener a todos los empleados informados constantemente de los cambios y avances de la empresa ayudan a ésta a resistir de una mejor manera la crisis que se le pudiera presentar. Revisamos también los instrumentos de diagnóstico de la segunda fase de los 9 pasos del plan de comunicación y entregamos mapas sobre los capítulos 4 y 5 del libro de Liabert.

Sesión 5

Este miércoles presentamos la primer parte del trabajo del plan de comunicación de los 9 pasos, siendo pues, los primeros tres. Días antes habíamos ido a visitar a la encargada de Comunicación Social del DIF, Hortencia Robles, quien con gusto y cordialidad respondía todas nuestras preguntas y nos daba muy buena información para nuestro trabajo. Con esta primera parte analizábamos la situación en que este departamento se encontraba, en relación con sus trabajadores y los centros de los que se hacía cargo. Nos dimos cuenta que la comunicación en sí era prácticamente nula, y existían muchos problemas relacionados con el presupuesto y de que en sí, el público al que va dirigido no recibe la atención necesaria que debería recibir, precisamente por la falta del presupuesto.
Este mismo día tuvimos nuestro primer examen parcial, retomando lo expuesto por la Licenciada Contreras, y por las exposiciones en equipo.

Cuarta Sesión

Este día no era necesario que asistiéramos a clase, pues dicha asistencia fue intercambiada por nuestra presencia en el taller de Glenn Cameron el viernes de la misma semana. Cameron Es un profesor especializado en la comunicación estratégica que ejerce en la Missouri School of Journalism. Nos dio una plática sobre el manejo de conflictos o crisis dentro de una empresa. Nos dio varios ejemplos, tanto de buen manejo de la situación de crisis, como de malos manejos. Nos habló de Obama, de Michael Phelps y de algunas experiencias personales. Hablaba de cuatro fases, desde la prevención o preparación para la crisis, en la que se predicen los posibles problemas por los que la organización podría sufrir, pasando por el manejo de la misma, la búsqueda de estrategias, etc, para después llegar a la fase en la que se busca la resolución del conflicto mediante una buena comunicación y al final, recalcaba la enorme importancia que tenía recuperar la buena reputación de la empresa, cosa en la que yo estaba totalmente de acuerdo, puesto que una mala reputación o una reputación mal cuidada puede llevar a la organización a la ruina.

Tercera Sesión

Para esta clase, el profesor nos había comentado que llevaría a algunas personas que nos platicarían un poco sobre comunicación organizacional y sus efectos positivos dentro de las empresas. Nos llevó a la coordinadora del departamento de Comunicación Organizacional de la empresa Sabritas, Francia Contreras. Antes de su exposición, la otra invitada habló con nosotros. Era la Oficial Nadia Adame, quien venía por parte del Gobierno de Guadalajara y fue quien nos expuso los distintos departamentos con los que estaríamos trabajando. Ella duró poco, pues Francia Contreras fue quien se tomó más tiempo de la clase exponiéndonos la manera en que ella y su departamento trabajan para mejorar el ambiente de trabajo dentro de la empresa. Organizan muchos eventos y buscan la constante participación de todos los empleados, haciéndolos sentirse como una verdadera parte de la organización. Constantemente les están haciendo encuestas y se aseguran de que estén totalmente informados de todos los cambios o nuevas situaciones dentro de la empresa.
Con unos cuantos ejemplos, indicó la importancia del departamento de Comunicación en las empresas. Nos llegó a comentar que sólo el 50% de las empresas tienen este departamento, y la mayoría cuentan tan solo con 6 o 7 encargados. Evidentemente, muchas empresas en México aún no creen en la efectividad de la implementación de este departamento.

Para esta clase empezamos a leer el libro de Liabert, El plan de comunicación organizacional, y le entregamos al profesor tres mapas mentales de los primeros tres capítulos de éste libro, al igual que una pregunta por cada capítulo. De todas las preguntas que todos entregamos, el profesor seleccionaba las mejores para utilizarlas en el examen del parcial.

Segunda Sesión.

Éste día, Edgar nos platicó con qué empresa estaríamos trabajando a lo largo del semestre para la elaboración del Plan de Comunicación con los nueve pasos de la Comunicación Estratégica. Dicha empresa sería nada más y nada menos que el Gobierno de Guadalajara y sus distintas áreas. Había algunas áreas muy interesantes para escoger, como Ecología, Cultura, o Educación (Pedagogía Humana); aunque también había algunas nada interesantes, como las de Protección Civil u Obras Públicas. Como era de esperarse, las más interesantes eran las más solicitadas, y al final se tuvieron que rifar. Mi equipo obtuvo el departamento de Desarrollo Social del DIF. Pero estas áreas se nos dieron a conocer hasta el siguiente miércoles. Igualmente, nos comentó que para la siguiente clase tendríamos un par de invitados que nos expondrían algunos casos en que la comunicación organizacional mejoraba la producción y el ambiente interno de las empresas.

En cuanto a la tarea que ya teníamos asignada, cada equipo llevó algún tipo de dinámica relacionada con su tema, ya sea sobre la comunicación horizontal, la descendente, la ascendente o la retroalimentación, el cual explicaban antes de la dinámica.
Alguno de los equipos optó por el teléfono descompuesto (un buen ejemplo para la comunicación horizontal y el rumor, donde la información tiende a distorsionarse cuando pasa de persona en persona); en el caso de mi equipo, nuestra dinámica consistía en pedirles algún objeto de valor a cada uno de los compañeros del salón, tales como relojes, reproductores de música portátiles, celulares, entre otros, y los colocamos en el suelo, en hilera desde la puerta hasta el escritorio. Elegimos a Fernanda Guerra para realizar la dinámica y le vendamos los ojos. Mientras 'explicábamos' la dinámica, quitamos todos los objetos que nos habían dado y los cambiamos por basura (envolturas vacías de comida, botellas de refresco, de agua, entre otros). En sí, lo que se tenía que hacer, era que el resto del salón tendría que darle indicaciones a Fer para pasar desde la puerta hasta el escritorio, con los ojos vendados sin pisar ninguno de los 'objetos' que había en el suelo. Esto ejemplificaría la necesidad de una buena comunicación entre todos los miembros de un equipo, dentro de algún departamento de la empresa, y entre todos los empleados de la misma.

Primer sesión

El 14 de Enero, fue nuestro primer miércoles del semestre Enero-Mayo. En esta sesión vimos los lineamientos generales de la clase y la manera en que trabajaríamos. Se nos explicó todo lo relacionado a los temas que veríamos, el portafolio final, los nueve pasos de la comunicación estratégica, los libros de apoyo, los controles de lectura y los exámenes. Resolvimos dudas con el profesor y le dimos una lectura a todo el cronograma.
También elegimos a los integrantes de nuestros equipos, con quienes trabajaríamos a lo largo de todo el semestre, y este mismo día, ya teníamos nuestra primer tarea.

Por equipos, debíamos leer y preparar la exposición de algún tema del libro de Martínez y Nosnik, Comunicación Organizacional Práctica. Manual Gerencial. Mi equipo, el número 2, tuvo que leer el capítulo 2, preparar un ensayo y una pregunta individual de todo el capítulo para la siguiente clase. También debíamos pensar en algún tipo de juego en el que, de cierta manera, pudiéramos aplicar el tema que nos tocaría exponer.